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关于2019届毕业生档案准备工作的通知

2018-10-11 15:50:07 王海燕

各书院学生科:

为确保2019届毕业生档案信息的完整准确,现将毕业生档案准备工作安排通知如下:

一、毕业生档案准备工作的流程及时间

毕业生档案准备工作共分三个阶段进行,第一阶段在第一学期10月;第二阶段在第二学期3月;第三阶段在第二学期的5—6月。具体时间和任务分工要求如下:

(一)时间和任务分工

时间

院、系

任务

10月9—10日

万钧书院

核对档案、纠正错误、收集未归齐全的档案、归表彰表及职业技能鉴定表。

10月11—12日

行健书院

10月15—16日

至诚书院

10月17—18日

博雅书院

10月19—22日

南洋书院

10月23—24日

允能书院

10月25日

创业书院

3月11—12日

万钧书院

归表彰表格、职业技能鉴定表。

3月13—14日

行健书院

3月15、18日

至诚书院

3月19—20日

博雅书院

3月21—22日

南洋书院

3月25—26日

允能书院

3月27日

创业书院

5月13—14日

万钧书院

归职业技能鉴定表、党员材料。再次核对毕业生档案信息。

5月15—16日

行健书院

5月17、20日

至诚书院

5月21日

博雅书院

5月22—23日

南洋书院

5月24、27日

允能书院

5月28日

创业书院

(二)2018年9月28日前,各书院把《2019届毕业班登记表》和《2019届毕业生统计表》纸质版交档案馆。

(三)2019年6月,归毕业生学生成绩登记表、毕业生登记表、学士学位审批表、就业通知书,打印毕业证书编号,填写档案内容编号,密封档案,转递档案与自带档案分离。自带档案按照毕业证编号从小到大的顺序移交各书院。

(四)如有特殊情况不能按期归档的,需提前与学生档案室王老师联系,根据情况另行安排时间。如未能按期归档,也没有提前联系的,从而影响整个归档进度的,将纳入部门评优评先。

二、毕业生档案准备工作的注意事项

(一)档案准备工作在档案馆学生档案室进行,联系电话6731,联系人:王海燕。

(二)辅导员在核对档案内容纠正错误时要认真查对,收集缺少的高中档案、高考档案、录取通知书、学生登记表、军训成绩表、入团志愿书、三好学生登记表、优秀学生干部表、学习优秀生登记表、文体积极分子表、优秀毕业生表、职业技能鉴定登记表、高校毕业生登记表,避免毕业生提档时表格不全。

(三)要认真检查《高校毕业生登记表》的填写、盖章情况并收集表格,按照档案馆安排的时间,到学生档案室填写建档表登记归档,档案袋上的件数、页数要求填写准确。

(四)辅导员在填写《建档登记表》时,要写清楚多少份。毕业生档案准备齐全并签字。确保每位毕业生档案完整无缺、准确无误。

(五)经过两次核对档案材料,纠正错误信息,应确保档案真实准确,对提档后发现档案错误缺少材料,造成学生困扰的,将对其部门进行全校通报。

(六)在毕业生办理离校手续期间,陕西省内毕业生档案继续实行分散提档,各书院要保障档案安全,严格提档手续,办理离校手续结束后,统计剩余档案、提取档案登记本、提档委托证件书,移交学生档案室保存。

三、填写《高等学校毕业生登记表》补充说明

(一)此表用于2019届毕业生,归入毕业生档案,需要认真填写,尤其是毕业论文题目或毕业设计、毕业实习单位和主要内容。

(二)封面上的专业名称要求写全称;填表日期、自我鉴定的日期由毕业生填写2019年5月15日;班组鉴定的日期由班长填写2019年5月30日;系、院组织意见的日期由辅导员填写2019年6月15日;学校对本人的政审意见和学院组织意见的日期由辅导员填写2019年6月30日。

(三)组织意见由辅导员根据学生的德、智、体及平时表现做出鉴定,不能交给学生代写,鉴定完毕加盖系、院印章。

(四)学校对本人的政审意见和学院组织意见,12月份由档案馆安排各书院辅导员到大学生发展与服务中心加盖"政审合格"和"学生工作部"印章,到行政中心加盖"金沙网址"印章,6月份高校毕业生登记表归档时,到学生档案室加盖"准予毕业"或"准予结业"印章。

附件:1.2019届毕业班登记表。

2.2019届毕业生统计表。

请在档案管理群自行下载。

金沙网址档案馆

2018年9月26日



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